MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI'NA BAĞLI DÖNER SERMAYE İŞLETMELERİNDE BİLGİSAYAR (PC) VE EKLENTİLERİ İLE BİLGİSAYAR PROGRAMI ALIMI VE MUHASEBE İŞ VE İŞLEMLERİNİN BİLGİSAYARLA YÜRÜTÜLME ESASLARI
Tebliğler Dergisi'nde Yayımı: 8 Nisan 1996 - Sayı: 2452

Milli Eğitim Bakanlığı'na bağlı okul ve kurumlardan 1360 adedinin bünyesinde faaliyet gösteren döner sermaye işletmelerinden iş kapasitesi, cirosu, kârı personel ve fiziki durumu müsait olduğu belirlenen 920 adedinde; 01/01/1996 tarihinden geçerli olmak üzere muhasebe iş ve işlemleri aşağıda belirtilen esas ve usuller çerçevesinde bilgisayar ortamında ve bilgisayar aracılığı ile yürütülecektir.

A.BİLGİSAYAR (PC) VE EKLENTİLERİNİN ALIMI

1) Uygulama kapsamına alınan 920 döner sermaye işletmesinden, ihtiyaca uygun veya hiç bilgisayarı bulunmadığı tespit edilen 750 adedinin ihtiyacı olan bilgisayar ve eklentilerinin satın alınması için Başbakanlıktan gerekli izin alınmıştır.

2) Alınacak bilgisayar ve eklentilerinin teknik özelliklerini belirleyen iki değişik teknik şartname hazırlanarak ilişikte (Ek: 2-3) gönderilmiştir. Bu şartnamelerden birincisi ciro ve kâr durumu yüksek, ikincisi ise ciro ve kâr durumu orta seviyede olan döner sermaye işletmelerine yöneliktir.

Döner sermaye işletmeleri; ciro ve kârlık düzeyleri ile alacakları bilgisayar ve eklentilerinin fiyat ve kapasitesini gözönünde bulundurarak, hangi şartnameye uygun alım yapacaklarına kendileri karar vereceklerdir.

3) Alım, Döner Sermayeli Kuruluşlar İhale Yönetmeliği ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun gerçekleştirilecektir.

4) Bilgisayar ve eklentilerinin bedeli:

a) Durumu müsait olan döner sermayelerde, 1995 mali yılı bilanço kârının Fon'a gönderilecek kısmından,

b) 1995 mali yılı bilanço kârının Fon'a gönderilecek kısmı, bilgisayar ve eklentilerinin tamamının bedelini karşılamaya yetmez ise yettiği kadarı buradan, kalanı 1996 yılı gelirlerinden,

c) 1995 mali yılı bilanço kârı çok yetersiz veya Fon'a gönderilmiş ise, 1996 yılı gelirlerinden, karşılanacaktır.

5) Döner sermaye kârının Fon'a gönderilecek kısmından alınanlar (hangileri alınmışsa) genel bütçe demirbaşına, 1996 yılı gelirlerinden alınanlar ise döner sermaye demirbaşına kaydedilecek, muhasebe ile ilgili diğer işlemler de buna göre yürütülecektir.

6) 1995 mali yılı bilanço kârının Fon'a gönderilecek kısmından yapılacak alımlar en geç bir ay içerisinde gerçekleştirilecek, kârın artan kısmı Fon hesabına yatırılacak (erteleme talebi uygun bulunanlar hariç), banka dekontunun bir sureti ile satınalma komisyonu kararı, fatura ve ayniyat makbuzunun birer suretleri alımın gerçekleşmesini takip eden engeç bir ay içerisinde gecikmeye ve ikinci bir uyarıya mahâl verilmeden İşletmeler Dairesi Başkanlığı'na ve Fon Başkanlığı'na gönderilecektir.

7) 1996 yılı gelirlerinden yapılacak alımlar engeç Ağustos 1996 sonuna kadar gerçekleştirilecek, satınalma komisyonu kararı, fatura ve ayniyat makbuzunun birer sureti, alımın yapıldığı tarihi takibeden 30 gün içerisinde sadece İşletmeler Dairesi Başkanlığı'na gönderilecektir.

8) İki numaralı şartnameye uygun bilgisayar, Bakanlığımız Ders Aletleri Yapım Merkezi'nce de üretilmektedir. Fiyat ve şartlarda mutabakat sağlanmak kaydıyla, istenen döner sermaye işletmeleri bu ihtiyacını DAYM'den de karşılayabilirler.

B. PROGRAM TEMİNİ VE KULLANICI EĞİTİMİ

İşletmenler Dairesi Başkanlığı'nın gözetiminde Bakanlığımız Ders Aletleri Yapım Merkezi tarafından, "MEB Döner Sermaye İşletmeleri Tekdüzen Muhasebe Sistemi ve Özel Hesap Planı'na" uygun;

* Tekdüzen Muhasebe Sistemi Programı,

* Stok Programı,

* Müşteri Takip Programı,

* Personel Takip Programı,

olmak üzere 4 değişik konuyu kapsayan paket program (yazılım) çalışmaları sürdürülmektedir. Bu programlardan "Tekdüzen Muhasebe Sistemi Programı" tamamlanarak, kullanıma hazır hale getirilmiştir.

Bilgisayar ile muhasebe tutulmasına yeni başlanılması sebebiyle, geçiş dönemi olarak kabul edilen 1996 yılında çıkabilecek bazı problemleri daha aza indirmek, eğitim hizmetlerini tamamlamak ve benzeri amaçlarla: 1996 yılında sadece muhasebe kayıtlarının, 1997 yılı başından itibaren ise diğer hizmetlerin de bilgisayar ile yürütülmesi uygun bulunmuştur. Bunlar ve benzeri sebeplerle; DAYM tarafından öncelikle, tekdüzen muhasebe sistemi programı gönderilecek, bunu tamamlayan diğer üç program ise, 1996 yılı sonuna kadar peyder pey gönderilecektir.

1) Muhasebe kayıt ve işlemleri ile bu işlemlerde kullanılacak defter, fiş ve belgelerde şekil ve muhteva yönünden bütünlüğü, eğitim ve denetimde kolaylığı sağlamak, uygulamada döner sermayeler arasında birliği temin etmek ve benzeri maksatlarla; program DAYM'den temin edilecek, DAYM'den temin edilen programın dışında başka program kullanılmayacaktır.

2) Tekdüzen Muhasebe Sisteminde bilgisayar programları, Duran Varlıklar grubunda yer almaktadır. Bu sebeple, alınan bu program, "267 Diğer Maddi Olmayan Duran Varlıklar Hesabı'nda " takip edilecek, muhasebe kayıt ve işlemleri de buna göre yürütülecektir.

3) Dört değişik konuyu kapsayan paket programın tamamının bedeli (eğitim dahil), KDV hariç 12.000.000.-lira olarak belirlenmiştir.

4) Programın bedeli, döner sermayenin 1996 yılı gelirlerinden karşılanacak, bu meblâğ DAYM'nin aşağıda belirtilen banka hesabına yatırıldıktan sonra, dekontun bir sureti DAYM'ne, bir sureti de İşletmeler Dairesi Başkanlığı'na gönderilecektir.

DAYM, dekontu alır almaz ilgili okula tekdüzen muhasebe sistemi programını ve kullanım kılavuzunu hemen, diğer üç programı ve kullanım kılavuzlarını da 1996 yılı sonuna kadar, her hangi bir talep ve uyarıya gerek kalmadan peyder pey gönderecektir.

5) Programların kullanıcı eğitim hizmeti; il veya bölgeler itibariyle, bir program çerçevesinde DAYM personeli ve imkânları ile mahallinde verilecektir.

C. MUHASEBE KAYIT VE İŞLEMLERİNDE UYULACAK ESASLAR

Bilindiği gibi Bakanlığımıza bağlı döner sermaye işletmelerinde, 01/01/1995 tarihinden geçerli olmak üzere Tekdüzen Muhasebe sistemine geçirilmesi, bu sistem ile ilgili yeni yönetmelik çıkıncaya kadar, yürürlükteki yönetmeliklerin muhasebe ile ilgili hükümlerinin yerine geçmek üzere, İşletmeler Dairesi Başkanlığı'nın Bakanlık Makamı'ndan aldığı ve 95/191 sayılı genelge ekinde gönderilen, 24/01/1995 tarih ve 95/190 sayılı onay ile yürürlüğe konulan "MEB Döner Sermaye İşletmelerinde Uygulanacak Tekdüzen Muhasebe Sistemi ve Özel Hesap Planı Uygulama Esasları" ile getirilen hükümler ve bilgisayar ile muhasebe tutulmasında 1996 yılının geçiş yılı olması nedeniyle, muhasebe kayıt ve işlemleri ile ilgili bazı hükümlerin yeniden düzenlenmesi lüzumlu görülmüştür.

1) Döner sermaye işletmelerinin muhasebe ile ilgili iş ve işlemlerinin bilgisayar ortamında tutulması ve bilgisayar ile yürütülmesine, 01/01/1996 tarihinden geçerli olmak üzere başlanacaktır.

Ancak, döner sermayelerimizin büyük çoğunluğunun bilgisayar ve eklentilerini temin etmesi ve kullanıcı eğitiminin tamamlanmasının yaklaşık iki-üç ayı alması, 1996'nın geçiş yılı olması ve benzeri sebeplerle;

a) Durumu müsait olanlar programı temin eder etmez,

b) Bilgisayarı olmayan ve bu konuda yetişmiş personeli bulunmayanlar darumları müsait olur olmaz, yeni uygulamaya geçeceklerdir.

2) 1996 yılının geçiş yılı olması nedeniyle; isteyen döner sermaye işletmeleri muhasebe kayıt ve işlemlerini, hem bilgisayar ortamında, hem de klasik usulle (elle) tutabileceklerdir.

3) 1997 yılı başından itibaren bu uygulama kapsamına alınan 920 döner sermaye işletmesininin tamamında, döner sermaye ile ilgili her türlü iş ve işlem bilgisayar ortamında ve bilgisayar ile yürütülecektir. Döner sermaye ita amirleri, konu ile ilgili hazırlıkların 1996 yılı içerisinde tamamlanması için her türlü gayreti gösterecek ve tedbirleri alacaklardır.

4) 95/190 sayılı onay ile yürürlüğe konulan Uygulama Esasları'nın; III. bölüm 2. maddesinin (a-b-f) fıkralarında, yer alan Yevmiye Defteri, Defter-i Kebir ve Yardımcı Defterler ile V. bölümün 3. maddesinde belirtilen belgelerden Kasa Tahsil Fişi ve Makbuzu, Kasa Tediye Fişi ve Mahsup Fişi bilgisayar ortamında tutulacak ve düzenlenecektir. Diğer defter ve belgelerde, mevcut uygulamaya 1996 yılı sonuna kadar aynen devam edilecektir.

5) Yevmiye Defteri, Defter-i Kebir ve Yardımcı Defterlerin yerini alacak sürekli formlar; işletmenin iş yoğunluğu ve durumuna göre (defterlerde olduğu gibi), yetecek sayfa adedinde yıl başında (bu yıl için uygulamaya geçmeden önce) ita amiri tarafından tasdik edilerek imza altına alınacak, bilgisayardan çıktı alınırken önceden tasdik edilen bu sürekli formlar kullanılacaktır.

6) Bilgisayar ortamında saklanan bilgi ve işlemlerin: programın virüs kapması, ani elektirik kesintileri, makinenin arızalanması ve benzeri sebeplerle, silinme veya karışma ihtimalini önlemek maksadıyla:

a) Aylık mizan denkleştirildikten sonra ve her ayın son günü itibariyle, bilgisayarın hafızasındaki bilgiler bir diskete kopyalanacak ve bu disket kasada muhafaza edilecek,

b) Kasa Tahsil, Kasa Tediye ve Mahsup Fişleri; bilgisayar ortamında düzenlendikten hemen sonra, yazıcıdan çıktıları alınarak ita amiri, tahakkuk memuru ve sayman tarafından imzalanarak ekleri ile birlikte ilgili dosyasına kaldırılacak ,

c) Yevmiye Defteri; aylık mizan çıkarılıp işlemler denkleştirildikten sonra, ayın son günü itibariyle yazıcıdan çıktısı alınarak ilgili dosyasına kaldırılacak,

d) Aylık Mizan; bilgisayardan alınarak, süresi içerisinde ilgili kurumlara gönderilecek,

e) Defter-i Kebir ve Yardımcı Defterlerin; kesin mizan ve bilanço çıkarıldıktan sonra, senede bir defa dökümleri alınacak ve ilgili dosyasına kaldırılacaktır.

7) Muhasebe ile ilgili belgelerin işlem tarihinden itibaren en az 5 yıl saklama mecburiyeti bulunduğundan, üzerindeki yazının ileriki yıllarda da kolaylıkla okunabilmesi için;

a) Muhasebe ile ilgili her türlü defter ve belgelerin yazıcıdan çıktıları tek nüsha olarak alınacak,

b) Yazıcı şeridi siyah renkte ve kaliteli olacak, sık sık değiştirilecek,

c) Karbonlu sürekli form kullanılmayacak,

d) Fiş, defter, tablo ve yazının büyüklüğüne göre ve kaliteli sürekli form kullanılacak,

e) Yazıcıdan, çıkan sürekli formlar, palet delilklerinin bulunduğu kısımlar alındıktan sonra ilgili yerlere gönderilecektir.

8) Bakanlığımız Ölçme Değerlendirme ve Yerleştirme Merkezi (5. Akşam Sanat Okulu) Müdürlüğü bünyesinde kurulan matbaada her boy ve kalitede sürekli form basılmaktadır. İsteyen döner sermaye işletmeleri sürekli form ihtiyacını, 5. Akşam Sanat Okulu döner sermaye işletmesinden de temin edebilirler.

D. DİĞER HUSUSLAR

1) Bu uygulama kapsamına alınan döner sermayeler için; İşletmeler Dairesi Başkanlığı'nın 24/01/1995 tarih ve 95-191 sayılı genelgesi ekinde gönderilen 95/190 sayılı onay ile yürürlüğe konulan Uygulama Esaslarının; III.bölüm 2. maddesinin (a-b-f) fıkraları ile V. bölüm 3. maddesinde belirlenen hükümler iptal edilerek, bu esaslar yürürlüğe konulmuştur.

2) 1996 yılı gelirlerinden alınacak bilgisayar ve eklentileri ile programın amortismanı, envanter işlemleri sırasında ayrılacaktır.

3) İsteyen okullarımız bilgisayar ve eklentilerini; teknik şartnamede belirlenen esasları taşımak kaydıyla, okul koruma derneği, vakıf veya benzeri kaynaklardan da temin edebilirler.

4) Devlet Kitapları Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğü, Milli Eğitim Basımevi Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğü ve Ders Aletleri Yapım Merkezi (2. Akşam Sanat Okulu) Müdürlüğü Döner Sermaye İşletmesi; özelliği, personel sayılarının fazlalığı, iş kapasitesi ve cirolarının çok yüksek olması ve benzeri sebeplerle, Tekdüzen Muhasebe Sistemi Programı dışında kalan programları, istedikleri takdirde kendi bünyelerine uygun yaptırabilirler.

5) İşletmeler Dairesi Başkanlığı; bu konu ile ilgili her türlü düzenlemeyi yapmaya, formları geliştirmeye, kapsama alınan okulların sayı ve çeşidini belirlemeye, belirlenen esaslarda yorum, ek ve değişiklik yapmaya yetkilidir.

6) Bu uygulama esasları, 01/01/1996 tarihinden geçerli olmak üzere 13/03/1996 tarihinde yürürlüğe girer.

NOT: Ders Aletleri Yapım Merkezi Döner Sermaye İşletmesinin; Hesap Numarası : T.C. Ziraat Bankası Gazi Mah. Şubesi 30423/ 50064-4 Adresi : Silahtar Cad. No : 21.06560 Gazimahallesi/ANKARA