MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI KÜTÜPHANE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI YÖNERGESİ
Tarih: 8 Şubat 1995
Tebliğler Dergisi'nde Yayımı: 27 Mart 1995 - Sayı: 2427

Sayı: B.08.0-PGM.0.23.05.01-A-419-95/17593

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç-Dayanak-Tanımlar

Amaç

Madde 1 - Bu yönergenin amacı, Kütüphane-Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı'nın kuruluş ve işleyişine ilişkin esaslar düzenlemektedir.

Dayanak

Madde 2 - Bu yönerge, 3797 sayılı Milli Eğitim Bakanlığı Teşkilât Kanununa dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 3 - Bu yönergede geçen;

"Bakanlık" Milli Eğitim Bakanlığını,

"Daire Başkanlığı" Kütüphane-Dokümantasyon Dairesi Başkanlığını,

"K.D." Kütüphane-Dokümantasyon kelimelerinin kısa yazılışını,

"Yayın" kitap, gazete, film, mikrofilm şeritleri, sesli ve görüntülü kasetlerini; sonuçlanmış ancak basılmamış: Tez, tebliğ, araştırma, inceleme, proje, derleme, komisyon çalışması (rapor), toplantı, panel, seminer, konferans, kongre, sempozyum, fuar, sergi kasetlerini,

"Alan Eğitimi" Dört yıllık, kütüphanecilik, dokümantasyon, enformasyon ve enformatik eğitimini,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş-Görevler-Görevliler

Kuruluş

Madde 4 - Bakanlık Merkez Teşkilâtı içinde, Müsteşarlık Makamına bağlı Kütüphane-Dokümantasyon Daire Başkanlığı kurulur.

Görevler

Madde 5 - K.D. Dairesinin görevleri aşağıda belirtilmiştir:

a) Eğitim-Öğretim alanındaki her türlü yayını değerlendirmek, bir sistem dahilinde okuyucu ve Bakanlık mensuplarının istifadesine sunmak.

b) Çağın hızlı bilgi edinme teknik ve yöntemlerinden okuyucuları yararlandırmak.

c) Kuruluş amaçlarını gerçekleştirecek diğer etkinliklerde bulunmak.

Daire Başkanlığına Atama

Madde 6 - K.D. Daire Başkanlığına, alan eğitimi görmüş, bu alanda beş yıl hizmet etmiş ve bir yabancı dil bilen eleman alınır.

Daire Başkanının Görevleri

Madde 7 - K.D. Daire Başkanının Görevleri Şunlardır:

a) K.D. Dairesini kuruluş amaçlarına göre yönetmek ve geliştirmek.

b) Yayın Seçme Komisyonuna başkanlık etmek.

c) Yayın Komisyonunun aldığı kararların uygulanmasını sağlamak.

ç) Dairenin yıllık bütçe teklifini hazırlamak.

d) Okuyucu-araştırmacılara verimli çalışma düzeni oluşturmak üzere önlemler almak.

e) Personel ve satınalma işlemlerinin sağlıklı yürütülmesini sağlamak.

f) Makamın verdiği görevleri yapmak.

Yayın Seçme Komisyonu

Madde 8 - Daire Başkanı başkanlığında, Şube müdürlerinin ve Tasnif Şubesinden iki uzmanın katılımı ile yayın seçme komisyonu kurulur.

Yayın Seçme Komisyonunun Görevleri

Madde 9 - Yayın seçme komisyonunun görevleri şunlardır:

a) Yayın seçimini yapmak.

b) Daireye ait bütçeyi görüşmek.

c) Ödünç yayın verme kararlarını almak.

d) Yıllık sayım kararını almak.

e) Ulusal ve Uluslararası alanda önemli yayınların satın alınmasına ilişkin kararlar alınmasını sağlamak.

f) Yayın tasnif sistemine karar vermek.

g) Kuruluş tamamlandıktan sonra, TUBİTAK-ÜNİVERSİTELER vb. Dokümantasyon Merkezleriyle sistem birliğine, yani ENFORMATİK geçişe karar almak.

Yönetim ve Tedarik Şubesi

Madde 10 - K.D. Dairesi Başkanlığına bağlı Yönetim ve Tedarik (Satın alma) şubesi kurulur.

Şube Müdürünün atanmasında, lisans eğitimi almış olma şartı aranır.

Alan eğitimi görmüş olması tercih sebebidir.

Yönetim ve Tedarik Şubesinin Görevleri

Madde 11 - Yönetim ve Tedarik Şubesinin görevleri şunlardır:

a) K.D. Dairesi Başkanlığının her türlü satın alma işlemlerini yapmak.

b) Dairede görevli, personelin özlük haklarıyla ilgili işlemleri yapmak.

c) Yıllık bütçe ön-taslaklarını hazırlamak.

Tasnif Şubesi

Madde 12 - K.D. Dairesi Başkanlığına bağlı bir şube müdürü ve iki uzman üyeden oluşan Tasnif Şubesi kurulur.

Şube, en az yüksek lisans eğitimi görmüş uzman tarafından yönetilir.

Uzmanlarda Aranacak Nitelikler

Madde 13 - Tasnif Şubesinde görev alacak uzmanlarda, aşağıdaki nitelikler

aranır.

a) Alan Eğitimi görmüş olmak,

b) Kamu Personeli Yabancı Dil Bilgisi Seviye Tesbit Sınavında (KPDS) İngilizce, Fransızca ve Almanca dillerinden birinden en az "C" düzeyinde başarılı olduğunu belgelemek.

Tasnif Şubesinin Görevleri

Madde 14 - Tasnif Şubesinin Görevleri Şunlardır:

a) Kararlaştırılan tasnif sistemine uygun olarak, gelen yayınların bilimsel tasnif ve kodlamasını yapmak.

b) Sistemin işleyişini ve geliştirilmesini sağlamak.

Kayıt-Depolama-Okuyucu Hizmetleri Şubesi

Madde 15 - K.D. Daire Başkanlığına bağlı Kayıt-Depolama ve Okuyucu Hizmetleri

Şubesi kurulur.

Şube Müdürü atanmasında, alan eğitimi görmüş olma şartı aranır.

Kayıt-Depolama ve Okuyucu Hizmetleri Şubesinin görevleri;

Madde 16 - Kayıt-Depolama ve Okuyucu Hizmetleri Şubesinin görevleri şunlardır:

a) Yayınların kayıtlarını yapmak, (Kart-Katalog-Bilgisayar)

b) Okuyucu hizmetleri için gerekli önlemler almak,

c) Yayınların depolanmasını, sergilenmesini sağlamak,

d) Yayınların korunmasını ve bakımını sağlamak,

e) Sayım işlemlerini yapmak.

Bölümler

Madde 17 - Kayıt, Depolama ve Okuyucu Hizmetleri Şubesi tarafından düzenlenecek başlıca bölümler şunlardır:

Müracaat Eserleri Bölümü:

Ansiklopedi, sözlük, elkitabı, atlas, mevzuat, yıllıklar, adres katalogları vb. başvuru kaynaklarından oluşur.

Bütün serbest başvurularda bu kaynaklardan yerinde yararlanılır, bina dışına çıkarılamaz.

Enformasyon Bölümü:

Araştırmalar, incelemeler, kitap katalogları, istatistik yıllıkları, makale bibliyografları, basılmamış tebliğler, her türlü bilimsel çalışma notları bu bölümde bulundurulur.

Bu bölümde bulundurulan yayınlar kataloglardan izlenir.

Bölüm görevlisi her türlü başvurulara yardımcı olur.

Kitap Bölümü:

Sistemine uygun olarak kitap katalogları düzenlenir. Başvuru halinde görevli yardımda bulunur.

Yayın Sağlama Yolları

Madde 18 - Yayınların başlıca dört yoldan girişi sağlanır:

a) Ücretli siparişler;

Yayın Seçme Komisyonunca saptanan yayınlar, usullere ve amaçlara uygun olarak yayınevlerinden veya kişilerden satın alınır. Gazete, dergi, bülten gibi günlük veya düzenli aralıklarla yayınlananlar, Yayın Seçme Komisyonunun önerisi ve Makamın onayından sonra abone işlemleri yapılır.

Satınalma evrakı beş yıl korunur.

b) Bağış yoluyla sağlananlar;

Kişi veya kuruluşlardan bağışlanan yayınlar kabul edilir.

Bakanlık Makamından bağışta bulunanlara teşekkür mektubu gönderilir.

c) Değişim yoluyla alınan yayınlar;

Yayın Seçme Komisyonunca alınan karar doğrultusunda, resmi ve özel kurumlarla yayın değişimi, protokol gereği yapılabilir.

d) Yayın İzleme; Kuruluşlarca gerçekleştirilen eğitim alanıyla ilgili etkinliklerin sonuç, not ve dokümanlardan ikişer örnek edinilmesi hususunda çaba gösterilir.

Yayın Katalogları hazırlama

Madde 19 - Okuyucu hizmeti için başlıca şu yayın katalogları hazırlanır:

1. Yazar kataloğu

2. Bilim kataloğu

3. Konu kataloğu

4. Ülke kataloğu

5. Makale kataloğu

Yayınların korunması

Madde 20 - Tasnif Şubesince saptanan makale ve süreli yayınlar ciltlenerek hizmete sunulur. Ancak önemini yitirmiş-yıpranmış yayınlar, Yayın Seçme Komisyonunun önerisi ve Makamın onayı ile kayıttan düşülür.

Yayınların Kayıt ve Ödeme İşlemleri:

Madde 21 - Yayınların kabulü, kaydı ve bedellerinin ödenmesinde şöyle bir yol izlenir:

Ücretli gelen yayın, sorumlu memur tarafından teslim alınır; sipariş fişi faturasına eklenerek:

a) Demirbaş kaydından sonra yayın, bilimsel tasnif yapılmak üzere Tasnif Şubesine gönderilir.

b) Tasnifi yapılmış yayın, tasnif kod fişiyle beraber Kayıt-Depolama ve Okuyucu Hizmetleri Şubesine zimmetle teslim edilir.

c) Kayıt-Depolama ve Okuyucu Hizmetleri Şubesi, gelen yayını katalog ve bilgisayara işledikten sonra hizmete sunar.

d) Faturalar ödeme işlemi için ilgili şubeye gönderilir.

Diğer hususlar

Madde 22 - Bu yönergede hüküm bulunmayan durumlarda Kütüphanecilik kurallarına ve genel hükümlere uyulur.

Geçici Madde 1 - Bakanlık birimleri; Bu yönergenin yürürlüğe girdiği tarihe kadar ellerinde mevcut yayınların iki örneğini, Kütüphane Dokümantasyon Dairesine gönderirler.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Yürürlük-Yürütme

Madde 28 - Bu yönerge, onay tarihinden itibaren yürürlüğe girer.

Madde 29 - Bu yönerge hükümlerini Milli Eğitim Bakanı yürütür.